Communicatie met deelnemers
PlayTour schrijft zelf al aan je deelnemers bij alles wat met hun inschrijving gebeurt. Jij schrijft de rest: de briefing, de parkeerinstructie, het bericht dat de zaterdagpoules een uur opschuiven.
Wat stuurt PlayTour, en wat stuur jij
Lees dit eerst. De helft van het werk dat verenigingen met de hand doen is al gedaan, en de andere helft gebeurt alleen als jij het doet.
Gaat vanzelf, bij een inschrijving
- Een teamgenoot is uitgenodigd voor een ploeg of koppel
- Een inschrijving is bevestigd
- Een inschrijving staat op de wachtlijst
- Iemand schuift door van de wachtlijst naar een plek
- Een inschrijving is afgewezen
- Een inschrijving is geannuleerd door de organisatie
- De organisatie heeft iets aan een inschrijving gewijzigd
- Een inschrijving is overgedragen aan iemand anders
Gaat vanzelf, maar alleen per mail
- Het speelschema is gepubliceerd na de loting
- Het speelschema is opnieuw doorgerekend
- Een betaling is binnengekomen
- Een herinnering aan een ploeg die nog niet compleet is
- Het weekoverzicht voor je eigen clubbestuur
Moet jij doen
- Eén wedstrijd verzetten: zet het vinkje "deelnemers waarschuwen" aan, anders gaat er niets uit
- Alles wat niet over één inschrijving gaat: de briefing, de kleedkamers, het parkeren
- De zaal gaat een uur later open, de finaledag verschuift, er is een storing
- Je reglement en je voorwaarden schrijven en publiceren
- Documenten uploaden die deelnemers nodig hebben
- Vragen over de spelregels, de prijzen en de catering
Een deelnemer die zich zelf afmeldt krijgt geen bevestigingsbericht. Dat is met opzet: die heeft het net zelf gedaan.
Een mededeling versturen
Vier stappen, en de derde is onomkeerbaar.
- 1
Kies wie het leest
Vanaf het toernooi gaat een mededeling naar iedereen die ergens in dat toernooi ingeschreven staat. Vanaf een onderdeel kun je het smaller maken: dat hele onderdeel, één fase, één poule, één koppel of ploeg, of alleen de aanvoerders.
- 2
Schrijf je bericht
Een onderwerp van maximaal 150 tekens en een tekst van maximaal 5000. Gewone tekst, dus geen opmaak en geen plaatjes; wat je typt is precies wat er in de mailbox verschijnt. De mail gaat uit vanaf een PlayTour-adres en in de opmaak van PlayTour, niet vanaf het adres van je vereniging. Schrijf alsof het op een telefoon gelezen wordt, want dat gebeurt ook: zet het belangrijkste in de eerste zin, want die staat in het voorbeeld in de mailbox. Een onderwerp als "Zaterdag: poules beginnen om 10:00 in plaats van 09:00" werkt beter dan "Belangrijke mededeling".
- 3
Versturen
Eén druk, en het bericht gaat weg als mail, als bericht in de app en als pushbericht op de telefoons waarop dat aan staat. Je kiest die kanalen niet apart; het is alle drie tegelijk. Er is geen concept, geen moment om het later te laten versturen en geen knop om het terug te halen, dus lees je tekst twee keer voordat je op versturen drukt.
- 4
Controleer het aantal
Na het versturen zie je hoeveel mensen het bericht gekregen hebben. Dat aantal staat ook in de lijst met verstuurde mededelingen, samen met wie het verstuurd heeft en wanneer.
Zo ziet een mededeling eruit
Eén scherm: kies wie het leest, typ wat je kwijt wil, verstuur.
Wie het leest kies je bovenaan hetzelfde formulier
Je stelt het bericht in één scherm op en kiest daarin of het naar iedereen in het toernooi gaat of naar één onderdeel. Het onderwerp en de tekst zijn gewone tekst, dus wat je hier typt is precies wat er in de mailbox verschijnt.
- Iedereen in het toernooi, of één onderdeel
- Onderwerp en bericht in hetzelfde formulier
- Geen opmaak, dus geen verrassingen in de mail
Alles per onderwerp
Mededelingen
Hoeveel mededelingen mag ik per dag versturen?+
Er zit een rem op: per toernooi mogen er vijf mededelingen per dag uit. Dat is geen quotum om op te maken, maar een bescherming van de mensen in je deelnemerslijst.
Wie zit er in de ontvangerslijst, en hoeveel mensen zijn dat?+
Iedereen met een lopende inschrijving binnen wat je gekozen hebt. Afgemelde, geannuleerde en afgewezen inschrijvingen vallen eruit, en een concept telt niet mee. Iemand die drie keer in hetzelfde toernooi staat krijgt het bericht één keer. Hoeveel mensen dat er precies zijn zie je pas na het versturen, want er is bewust geen proefdraaien vooraf en er wordt ook geen lijst met namen bewaard: het platform legt vast hoeveel mensen het bericht kregen, niet wie.
Kan ik naar één deelnemer schrijven?+
Niet via de mededelingen. Het smalste wat je kunt kiezen is één koppel of ploeg. Voor één persoon gebruik je de contactgegevens op de inschrijving. Alles wat je aan één inschrijving verandert schrijft trouwens al vanzelf naar die deelnemer.
Deelnemers die ik zelf heb ingevoerd, krijgen die het ook?+
Alleen als ze een account op PlayTour hebben. Heb je iemand als gast in de lijst gezet zonder account, dan is die persoon niet bereikbaar via de mededelingen. Dat is goed om te weten als je een hele ploeg vanaf een papieren formulier hebt ingetypt.
Kan iemand zich hiervoor afmelden?+
Ja. Elke deelnemer kan per club aangeven geen mededelingen meer te willen. Berichten over de eigen inschrijving blijven wel komen, want die gaan over iets dat diegene zelf in gang heeft gezet.
Wat er naar deelnemers uitgaat
Wat gaat er uit als ik het speelschema publiceer?+
Een mail naar de deelnemers met hun wedstrijden. Geen pushbericht en geen bericht in de app. Reken er dus op dat mensen het in hun mailbox vinden, en zet het ook in een mededeling als het belangrijk is dat iedereen het die avond nog weet.
En als ik één wedstrijd verzet?+
Dan gebeurt er niets, tenzij je bij het verzetten aangeeft dat de deelnemers een bericht moeten krijgen. Dat vinkje staat standaard uit, zodat je tien wedstrijden kunt rechttrekken zonder tien keer de hele zaal wakker te maken. Vergeet het niet aan te zetten bij de wijziging die er wel toe doet.
Wie krijgt dat bericht dan?+
Iedereen met een lopende inschrijving aan beide kanten van die wedstrijd. Hier telt de afmeldvoorkeur niet mee: dit gaat over de wedstrijd van die persoon zelf. De tijd in het bericht staat in de klok van de locatie.
Krijgen deelnemers bericht als ik het speelschema opnieuw laat doorrekenen?+
Ja, per mail, net als bij publiceren. Wedstrijden die niet ingepland konden worden staan voor jou apart in beeld met de reden erbij, zodat je die eerst kunt oplossen.
Wat staat er in het pushbericht op het slotscherm?+
Alleen de naam van het toernooi en de aanleiding. Nooit een bedrag, nooit de naam van een andere deelnemer en nooit de tekst van je mededeling. Wie het wil lezen opent de app. Een slotscherm is openbaar.
Je eigen reglement en voorwaarden
Hoe koppel ik mijn voorwaarden aan de inschrijving?+
Per toernooi publiceer je je voorwaarden op een van twee manieren: je plakt de tekst erin, of je geeft een https-adres waar ze staan. Deelnemers zien ze bij de inschrijving en gaan daar akkoord.
Wat wordt er precies vastgelegd?+
Welk account akkoord is gegaan, met welke versie, en op welk moment. Meer niet. Er wordt geen IP-adres en geen browsergegeven opgeslagen: die bewijzen niets over wie er achter het scherm zat en zouden alleen maar meer persoonsgegevens op een hoop leggen.
Hoe werkt het versienummer?+
De eerste publicatie is versie 1 en elke volgende publicatie telt één op. Een gepubliceerde versie wordt nooit meer gewijzigd. Publiceer je dezelfde tekst nog een keer, dan verandert er niets en blijft het bij dezelfde versie.
Wat gebeurt er met akkoorden als ik de voorwaarden aanpas?+
Die blijven staan bij de versie waarvoor ze gegeven zijn. Wie daarna akkoord wil gaan, krijgt eerst de nieuwe tekst te zien; het platform laat niemand stilzwijgend akkoord gaan met iets wat hij niet gelezen heeft. Pas je iets aan tijdens een lopende inschrijving, dan weet je dus dat de oudere akkoorden over de oudere tekst gaan.
Kan ik zien welke versie iemand gezien heeft?+
Ja. Bij een akkoord staat het versienummer en of dat de huidige versie is. Oudere versies worden niet als lijst gepubliceerd; de versie die iemand gezien heeft blijft bereikbaar via zijn eigen akkoord.
Documenten
Wat kan ik uploaden?+
Pdf-bestanden, tot 10 MB per stuk en maximaal twintig per toernooi. Elk document krijgt een titel, eventueel een korte omschrijving, en een plek in de volgorde waarin ze getoond worden.
Wie mag het lezen?+
Dat kies je per document. "Openbaar" is voor iedereen die het toernooi kan bekijken, dus ook voor iemand die nog twijfelt of die meedoet: het inschrijfreglement, de routebeschrijving, de plattegrond. "Deelnemers" is alleen voor wie een lopende inschrijving heeft: de briefing, de bonnen, de startlijst.
Ziet een buitenstaander de titel van een deelnemersdocument?+
Nee. Een document voor deelnemers staat niet in de lijst van iemand die niet meedoet en is ook niet op te vragen. Een titel als "startlijst finale" zegt soms al genoeg, dus hij wordt niet getoond.
Kan ik een bestand vervangen?+
De titel, de omschrijving, het publiek en de volgorde kun je aanpassen. Het bestand zelf niet: dat verwijder je en upload je opnieuw. Zo kan een link die je al gedeeld hebt niet ongemerkt naar een ander document gaan wijzen.
Krijgen deelnemers bericht bij een nieuw document?+
Nee. Een document uploaden stuurt niets. Wil je dat mensen het weten, stuur er dan een mededeling bij.
Verder in de handleiding
Communicatie hangt aan je deelnemerslijst. Daar zie je wie er meedoet, wie betaald heeft en wie er nog op de wachtlijst staat.