Een evenement aanmaken
Van een lege organisatie naar een toernooi waar mensen zich op kunnen inschrijven. Je loopt de schermen af in de volgorde waarin je ze tegenkomt, en per veld lees je wat erin hoort.
De volgorde
Acht stappen. De eerste drie doe je één keer; elk volgend toernooi begint bij stap vier. Een nieuw evenement staat op concept en is voor niemand zichtbaar, ook niet met de link, dus je kunt alles rustig klaarzetten voordat er iemand meekijkt.
- 1
Maak je organisatie aan
Je club of commissie is eigenaar van alles wat je aanmaakt: evenementen, locaties, inschrijvingen en het inschrijfgeld dat binnenkomt. Eén organisatie per sportvereniging is genoeg, ook als je tien toernooien per jaar draait.
- 2
Nodig je vrijwilligers uit
Ga naar Leden, vul een e-mailadres in en kies meteen de rol die bij de taak hoort. Diegene krijgt een mail met een link om zich aan te sluiten. Zo voert de wedstrijdtafel wel uitslagen in, maar komt die niet bij het abonnement.
- 3
Zet je locaties klaar
Onder Locaties leg je de hal, het park of de zaal vast, met de banen, velden, tafels of borden die erin liggen. Dat doe je één keer; elk volgend evenement kiest eruit.
- 4
Maak het evenement aan
Vul de naam in, het adres op PlayTour, de sport en het soort: alles op één dag, over meerdere dagen, of een reeks over weken. De omschrijving is het eerste wat een deelnemer leest, dus schrijf daar waar het toernooi over gaat.
- 5
Vul wanneer en waar in
De eerste en de laatste speeldag, en de hoofdlocatie. Het adres van die locatie komt op de aankondiging te staan. Speel je ook in een tweede hal, dan vink je die banen er later bij aan.
- 6
Stel de inschrijving in
Bepaal wanneer de inschrijving opent en sluit, hoeveel deelnemers er in totaal mee kunnen, en aan hoeveel onderdelen één persoon mag meedoen. Alles mag leeg blijven en alles is later nog te wijzigen.
- 7
Vul contact, informatie en voorwaarden aan
Een contactpersoon met e-mailadres en telefoonnummer, praktische informatie over parkeren en kleedkamers, een banner boven de pagina, en de voorwaarden waarmee iemand bij het inschrijven akkoord gaat.
- 8
Publiceer en open de inschrijving
Voeg eerst de onderdelen toe, want daar schrijven mensen zich voor in. Inschrijfgeld, aantal plekken, sluitingsdatum, wedstrijdvorm en manier van tellen horen bij het onderdeel en niet bij het evenement, dus een gepubliceerd evenement zonder onderdelen is een pagina waar niemand zich op kan inschrijven. Publiceer daarna het evenement en zet de inschrijving open: dat zijn twee aparte knoppen, zodat je de datum alvast kunt aankondigen.
Zo ziet het eruit terwijl je het opzet
Het scherm waar je begint, en het scherm waar je op uitkomt zodra de inschrijvingen binnenkomen.
Alles wat je club organiseert onder één dashboard
In je organisatie staan je evenementen, inschrijvingen en locaties bij elkaar. Het dashboard telt op wat er loopt en zet bovenaan wat aandacht vraagt, dus je hoeft niet elk toernooi los na te lopen.
- Het aantal evenementen en inschrijvingen van je club
- Een melding bij alles wat aandacht nodig heeft
- Eén organisatie, ook als je tien toernooien per jaar draait
Van concept naar een toernooi dat volloopt
Staan de onderdelen erin en is de inschrijving open, dan zie je per onderdeel hoe vol het zit en of er al geloot is. Op dit scherm kom je in de weken voor de eerste speeldag steeds terug.
- Per onderdeel hoeveel plekken bezet zijn
- Of een onderdeel al geloot is
- In één blik welk onderdeel achterblijft
Wat je per scherm invult
De velden zoals ze in de organisatieomgeving staan, zodat je deze lijst naast het open formulier kunt houden.
Algemeen
- Naam van het evenement, bijvoorbeeld Clubkampioenschappen 2027.
- Adres op PlayTour: het stuk van de link dat je zelf kiest. Het volgt de naam tot je er iets anders neerzet.
- Sport. Zonder sport zijn er geen disciplines om onderdelen uit te kiezen.
- Soort: alles op één dag, over meerdere dagen, of een reeks over weken of maanden.
- Omschrijving: waar dit toernooi over gaat, in je eigen woorden.
Wanneer en waar
- Eerste en laatste speeldag. Bij een evenement van één dag zijn die gelijk.
- Hoofdlocatie: het adres dat op de aankondiging komt.
- Extra locaties: per locatie vink je aan welke banen je mag gebruiken.
- Alleen aangevinkte banen komen later in het speelschema.
Inschrijving
- Inschrijving opent en sluit. Deelnemers kunnen zich tot en met de sluitingsdag inschrijven.
- Maximum aantal deelnemers over het hele evenement. Per onderdeel stel je dat apart in.
- Onderdelen per deelnemer, zodat niemand zich voor vijf dingen op dezelfde dag inschrijft.
- Zichtbaarheid: in de agenda, of alleen voor wie de link of de uitnodigingscode heeft.
- Deelnemerslijst publiceren, zodat deelnemers zien wie er nog meer meedoen.
- Deelnemers mogen hun plek overdragen. Wat al betaald is, gaat mee naar de nieuwe deelnemer.
Contact, media en voorwaarden
- Contactpersoon, e-mailadres en telefoonnummer.
- Praktische informatie: parkeren, kleedkamers, kantine, en alles wat mensen moeten weten als ze er zijn.
- Banner: de brede afbeelding boven het evenement. Liggend werkt het best, ongeveer 16:9.
- Galerij: sfeerbeelden van de hal of van een vorige editie, die achter de banner komen.
- Algemene voorwaarden: zelf opschrijven, of verwijzen naar de pagina waar ze al staan.
- Documenten als pdf, zoals het deelnemersreglement of de routebeschrijving.
Laat je een veld leeg, dan legt het niets vast. Geen maximum betekent geen maximum.
Vragen die hierbij horen
Drie onderwerpen naast elkaar, zodat je direct bij het jouwe kunt.
Vrijwilligers en rollen
Welke rollen zijn er?+
Vier. De eigenaar kan alles, inclusief het abonnement en het opheffen van de organisatie. Een beheerder regelt evenementen, leden en instellingen. Een toernooileider maakt en draait evenementen, maar beheert de organisatie niet. Een lezer kijkt mee en wijzigt niets.
Welke rol geef ik de wedstrijdtafel?+
Toernooileider. Daarmee kan iemand loten, inplannen, uitslagen invoeren en berichten sturen, zonder bij het abonnement of de facturatie te komen. Hoeft iemand alleen mee te kijken, geef dan lezer.
Hoe nodig ik iemand uit?+
Onder Leden vul je een e-mailadres in en kies je een rol. Diegene krijgt een mail met een link om zich aan te sluiten. Zolang de uitnodiging openstaat kun je hem intrekken, en anders verloopt hij vanzelf.
Kan iemand zichzelf hoger zetten?+
Nee. Je deelt alleen rollen uit die onder je eigen rol liggen. Een beheerder maakt dus geen tweede eigenaar, en een toernooileider nodigt helemaal niemand uit.
Wat gebeurt er als ik een lid verwijder?+
Diegene kan niets meer voor de organisatie doen. De evenementen, de inschrijvingen en de ingevoerde uitslagen blijven gewoon staan, en in het logboek blijft zichtbaar wie wat gedaan heeft.
Publiceren en zichtbaarheid
Wat is het verschil tussen publiceren en de inschrijving openen?+
Publiceren maakt het evenement zichtbaar; de inschrijving openen is de stap daarna. Zo kondig je de datum alvast aan en zet je de inschrijving open op een moment dat je zelf kiest, bijvoorbeeld maandagavond acht uur.
Wat betekent alleen via link of code?+
Het evenement staat niet in de agenda en komt niet in de zoekresultaten. Wie de link heeft, ziet alles: de onderdelen, het inschrijfformulier, de loting en het speelschema. Het is dus niet geheim, wel onvindbaar. Naast de link krijgt elk evenement een uitnodigingscode van acht tekens, zoals K7M4-P2XQ: die kun je voorlezen in de zaal of in een nieuwsbrief zetten, en een deelnemer vult hem in de app in bij Evenementen → Inschrijven via uitnodiging. Hij opent precies dezelfde pagina als de link.
Kan ik dat later nog omzetten?+
Ja, op elk moment, ook terwijl de inschrijving loopt of er al gespeeld wordt. Zichtbaarheid staat los van de status van het evenement.
Het evenement gaat niet door. Verwijderen of annuleren?+
Annuleren. Wie zich al had ingeschreven of de link nog in een mail heeft, opent het evenement dan en leest dat het niet doorgaat. Uit de agenda verdwijnt het wel. Verwijderen kan alleen zolang er nog niets aan hangt.
Kan ik na de eerste inschrijving nog alles wijzigen?+
Het meeste wel. Zodra de eerste inschrijving binnen is liggen de speeldagen en de hoofdlocatie vast, en zodra er gespeeld wordt liggen ook de maxima vast. Naam, omschrijving, contactgegevens, banner en praktische informatie blijven gewoon aanpasbaar.
Banner, informatie en voorwaarden
Welke afmeting heeft de banner?+
Liggend, ongeveer 16:9, als jpeg, png of webp. Upload je niets, dan toont PlayTour het eigen merkbeeld, dus een evenement zonder banner ziet er niet half af uit.
Waar komt mijn praktische informatie te staan?+
Op de pagina van het evenement, onder de aankondiging. Dat is de plek voor parkeren, kleedkamers en de kantine, en voor alles wat anders in een appgroep verdwijnt.
Moet ik voorwaarden instellen?+
Het hoeft niet, maar zonder voorwaarden gaat iemand bij het inschrijven nergens mee akkoord. Je kunt ze in PlayTour opschrijven of verwijzen naar de pagina waar ze al staan.
Wat als ik de voorwaarden aanpas?+
Publiceer je een nieuwe versie, dan moeten deelnemers die al akkoord waren opnieuw akkoord gaan. Wat zij eerder accepteerden blijft bewaard, inclusief de versie die ze gezien hebben.
Kan ik een reglement als pdf toevoegen?+
Ja, onder Documenten. Per document kies je of iedereen het mag lezen of alleen wie ingeschreven is. Zo staat de routebeschrijving open en zit het deelnemersreglement achter de inschrijving.
Verder lezen
Onderdelen instellen
Inschrijfgeld, plekken, wie mag meedoen, de wedstrijdvorm en de telling, per sport uitgelegd.
Banen toewijzen
Locaties en banen vastleggen, speeltijden instellen en ze aan je evenement koppelen.
Loting en speelschema
Plaatsen, loten, speeltijden instellen en het speelschema maken en bijstellen.
Hulp bij organiseren
Het overzicht van begin tot eind, met de vragen die het vaakst gesteld worden.
Zet je eerste evenement op
Het gratis plan geeft je drie toernooien tegelijk en vijftig deelnemers per toernooi. Geen creditcard, geen opzegtermijn.