Wat we met je gegevens doen,en wat niet

Versie 2, geldig vanaf 25 oktober 2026. Deze verklaring is opgesteld aan de hand van wat het platform feitelijk doet. Verandert er iets wezenlijks, dan verschijnt hier een nieuwe versie met de datum erbij. In versie 2 zijn de bewaartermijnen ingevuld, is beschreven dat je je account zelf verwijdert en je gegevens zelf downloadt, en staat erbij wat een club van haar deelnemerslijst kan downloaden.

Wie verwerkt je gegevens

PlayTour, Aletta Jacobsstraat 23, 7421 HN Deventer. Voor vragen over privacy en voor verzoeken over je gegevens: [email protected].

PlayTour zit in een opstartfase en wordt in die fase zonder kosten aangeboden, zodat we aan de hand van de ervaringen van clubs kunnen bijschaven. Het platform wordt op dit moment aangeboden door een natuurlijke persoon onder de handelsnaam PlayTour; er is nog geen inschrijving bij de Kamer van Koophandel, omdat er niets wordt gefactureerd. Zodra dat verandert, wordt deze verklaring aangepast.

Er is geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld. Dat is voor een organisatie van deze omvang en aard niet verplicht.

De clubs zijn vaak zelf verantwoordelijk, niet wij

Dit is het belangrijkste om te begrijpen, want het bepaalt bij wie je moet zijn.

PlayTour is zelf verantwoordelijk voor je account, het inloggen, de beveiliging van het platform, de ondersteuning die we geven en onze eigen administratie.

De organiserende club is verantwoordelijk voor alles wat met een toernooi te maken heeft: welke gegevens zij bij het inschrijven vragen, wie zij inschrijven, wat zij publiceren, welke berichten zij sturen en hoe lang zij dat bewaren. PlayTour is dan de leverancier die dat voor hen uitvoert, in AVG-termen de verwerker. Gaat je vraag over één toernooi, dan is de club aan zet.

Voor je deelnemersprofiel is PlayTour zelf verantwoordelijk. Dat profiel is niet van één club: je vult het één keer in en het reist mee naar elke club waar je je inschrijft. Wij bepalen dat het zo werkt en welke velden een organisator te zien krijgt. Wat een club daarna binnen haar eigen toernooi met die gegevens doet, valt onder haar verantwoordelijkheid.

Welke gegevens we verwerken

Je account

Voornaam, achternaam, e-mailadres, wachtwoord (versleuteld opgeslagen, wij kunnen het niet lezen), eventueel je telefoonnummer, je taal, je tijdzone, een profielfoto als je die uploadt, en het moment waarop je voor het laatst inlogde.

Waarom: zonder deze gegevens is er geen account. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst die je met ons sluit als je een account aanmaakt.

Je deelnemersprofiel

Optioneel, en je vult het zelf in: geboortedatum, geslacht, contact-e-mailadres en -telefoonnummer, een foto, postcode, woonplaats en land, een contactpersoon voor noodgevallen, je club, je bond en je bondsnummer, en de sporten die je speelt.

Waarom: een toernooi deelt in op leeftijd en geslacht, en bij een ongeval moet iemand gebeld kunnen worden. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst, en voor de noodcontactgegevens ook het gerechtvaardigd belang van een veilige sportdag.

Gezondheid en dieet, lees dit even

In je profiel kun je medische bijzonderheden en dieetwensen invullen. Dat zijn gevoelige gegevens, en we gaan er zo mee om:

• Ze zijn versleuteld opgeslagen in onze database.
• Ze zijn zichtbaar voor de organisator van elk toernooi waarvoor je je inschrijft. Dat is de reden dat het veld bestaat: eerste hulp en catering.
• Je privacy-instelling in het profiel schermt deze velden niet af voor de organisator.
• Ze zijn nooit zichtbaar voor andere deelnemers of voor bezoekers.

Je vult ze vrijwillig in. Laat je ze leeg, dan kun je je gewoon inschrijven. Wil je ze weghalen, dan kan dat op elk moment in je profiel.

Grondslag: je uitdrukkelijke toestemming. Die geef je door de velden in te vullen, in de wetenschap dat de organisator ze te zien krijgt, en je trekt haar in door ze leeg te maken.

Je inschrijving en je wedstrijden

Voor welk onderdeel je bent ingeschreven, met wie je een koppel of team vormt, je status, je startnummer, je plaatsing, wanneer je niet kunt, je aanmelding in de hal, de wedstrijden die je speelt, de uitslagen en de stand. Als een club inschrijfgeld vraagt: het bedrag, de betaalstatus en of er is terugbetaald.

Grondslag: uitvoering van je inschrijving. De club is hier verantwoordelijk.

Deelnemers zonder account

Een club kan iemand inschrijven die zelf geen PlayTour-account heeft. Van zo iemand leggen we voornaam, achternaam, e-mailadres, geboortedatum en geslacht vast, aangeleverd door de club. De club is hier verantwoordelijk, ook voor het informeren van die persoon.

Communicatie

Berichten van een club aan haar deelnemers, meldingen over je inschrijving, e-mail die wij je sturen (bevestigingen, uitnodigingen, een wachtwoordherstel), je voorkeuren daarvoor, en, als je de app gebruikt, het apparaattoken dat nodig is om een pushbericht te bezorgen.

Technisch en beveiliging

Serverlogs, een auditspoor van belangrijke handelingen in het systeem, en gegevens die nodig zijn om misbruik tegen te gaan. Je IP-adres passeert onze beveiligingslaag en onze captcha.

Grondslag: gerechtvaardigd belang. Een platform dat zichzelf niet kan verdedigen, beschermt ook jouw gegevens niet.

Wat er openbaar komt te staan

Dit verdient een eigen kop, want het is de verwerking die mensen het vaakst verrast.

Een club kan per toernooi instellen dat de deelnemerslijst openbaar is. Staat die aan, dan zijn je voornaam en achternaam zichtbaar voor iedereen die de pagina opent, ook zonder account, samen met je startnummer en je plaatsing. Hetzelfde geldt voor speelschema's, uitslagen en standen.

Die pagina's zijn vindbaar via zoekmachines. Dat geldt ook voor jeugddeelnemers.

De club beslist dit, niet PlayTour. Wil je er niet op staan, neem dan contact op met de organiserende club. Je kunt ook bij ons bezwaar maken (artikel 21 AVG); wij nemen dan contact op met de club.

Met wie we gegevens delen

We verkopen niets en we delen niets voor reclamedoeleinden. Dit zijn de partijen die ons helpen de dienst te leveren:

• IONOS Cloud (Berlijn, Duitsland): onze server, de database, de bestanden en de back-ups. Alles staat binnen de Europese Economische Ruimte.
• Cloudflare: staat voor onze websites en beschermt ze tegen aanvallen en misbruik. Verwerkt IP-adressen. Ook onze captcha (Turnstile) loopt hierlangs.
• Google Workspace: verstuurt onze e-mail. Elke mail die wij je sturen, met je naam en adres erin, loopt hierlangs.
• Google Firebase Cloud Messaging: bezorgt pushberichten op je telefoon, als je de app gebruikt.
• OpenStreetMap: zoekt een adres op wanneer een club een locatie invoert.

Cloudflare en Google zijn Amerikaanse bedrijven. Doorgifte naar de Verenigde Staten berust op het EU-VS Data Privacy Framework en op de standaardbepalingen van de Europese Commissie.

Wat we níet gebruiken: geen Google Analytics, geen advertentienetwerken, geen trackingpixels, geen AI-diensten. Er gaan geen persoonsgegevens naar een AI-leverancier.

Daarnaast krijgt de organiserende club de gegevens te zien die zij nodig heeft om het toernooi te draaien. Dat is geen derde partij maar de partij waar je je bij inschrijft.

Een club kan haar deelnemerslijst ook downloaden, voor de wedstrijdtafel en de kantine. Daarin staan je naam, je startnummer, het onderdeel, je status, het inschrijfgeld en de betaalstatus, je geboortedatum, je geslacht, je club en je e-mailadres. Je medische bijzonderheden, je dieetwensen en je adres staan er bewust niet in: die blijven achter de inlog van de organisator en gaan niet mee in een bestand.

Hoe lang we bewaren

We bewaren gegevens zolang ze nodig zijn voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, en niet langer. Wat dat per soort gegeven betekent, staat hieronder.

• Je account blijft bestaan zolang je het gebruikt. Is er drie jaar niet mee ingelogd en staat er geen inschrijving meer open, dan ruimen we het op.
• Vraag je zelf om verwijdering, dan hebben we dertig dagen bedenktijd aangehouden. Binnen die termijn draai je het verzoek zelf terug; daarna is het onomkeerbaar.
• Toernooigegevens blijven bij de club zolang die ze bewaart. De uitslag van een kampioenschap is van de vereniging die het organiseerde.
• Meldingen en geregistreerde apparaten ruimen we na een half jaar op.
• Facturen en financiële administratie bewaren we zeven jaar; dat is een wettelijke verplichting.
• Verlopen inlogtokens worden automatisch opgeruimd.

Dit gebeurt niet met de hand. Er draait elke nacht een taak die deze termijnen uitvoert.

Je rechten

Je mag ons vragen om inzage in je gegevens, om correctie, om verwijdering, om beperking van de verwerking, om overdracht van je gegevens, en je mag bezwaar maken. Waar we om toestemming vragen, mag je die altijd intrekken.

Hoe: stuur een mail naar [email protected]. We reageren binnen een maand.

Je account verwijderen en een kopie van je gegevens downloaden doe je zelf, in de app onder Instellingen. De kopie is een bestand met alles wat we over je vastleggen; het verwijderen gaat in na dertig dagen, en binnen die termijn kun je het terugdraaien. Lukt het niet, mail ons dan: we handelen het af binnen een maand.

Gaat je verzoek over gegevens waarvoor een club verantwoordelijk is, dan sturen we je door of brengen we je in contact met die club.

Ben je het oneens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. We stellen het op prijs als je het eerst bij ons probeert.

Beveiliging

Wat er aantoonbaar is, en niet meer dan dat: wachtwoorden worden gehasht opgeslagen, medische en dieetgegevens versleuteld. Toegang tot gegevens van een club is per club afgeschermd en dat wordt in de code bewaakt door tests. Elke toegang tot de API verloopt over een beveiligde verbinding met afgebakende rechten. Belangrijke handelingen worden vastgelegd in een auditspoor. Er zit een limiet op inlogpogingen.

Wat we niet hebben, en dus ook niet beweren: een ISO-certificering, een externe audit of een uitgevoerde pentest.

Kinderen

Sportverenigingen organiseren jeugdtoernooien, dus er worden gegevens van kinderen verwerkt. Voor deelnemers jonger dan 16 jaar geldt dat een ouder of verzorger toestemming geeft. In de praktijk schrijft de club jeugddeelnemers in en ligt die verantwoordelijkheid daar: de club controleert of zij een kind mag inschrijven en informeert de ouders.

Een eigen PlayTour-account maak je daarom vanaf 16 jaar. Jonger dan dat doe je mee via je vereniging, die je inschrijft en de gegevens aanlevert.

Ben je ouder of verzorger en wil je weten wat er over je kind is vastgelegd, of wil je dat laten verwijderen: mail ons.

Wijzigingen

Verandert er iets wezenlijks, dan passen we deze verklaring aan en zetten we een nieuwe datum bovenaan. Bij ingrijpende wijzigingen laten we het je weten via e-mail of in de app.