Toernooisoftware voor de vrijwilligerdie het toernooi draait
De meeste amateurtoernooien in Nederland draaien nog op een spreadsheet, een appgroep en een stapel tikkies. PlayTour is gebouwd om dat werk over te nemen: inschrijvingen, inschrijfgeld, loting, speelschema en uitslagen in één systeem.
Waarom PlayTour bestaat
Een clubtoernooi organiseren is leuk werk met een vervelende kern. De sport is het makkelijke deel; de avonden ervoor gaan op aan inschrijflijsten overtypen, uitzoeken wie wanneer kan, een speelschema in elkaar puzzelen en achter het inschrijfgeld aanbellen. Dat werk is bij elke sportvereniging en bij elke sport hetzelfde, en toch begint iedereen opnieuw.
PlayTour neemt dat deel over. Wat overblijft is waar het om ging: een zaal vol mensen die aan het spelen zijn.
Voor wie we het maken
Voor de toernooicommissie van drie mensen. Voor de vrijwilliger die het erbij doet, naast een baan en een eigen wedstrijd op zaterdag. Voor de penningmeester die niet nog een keer dertig mensen wil herinneren aan zeven euro vijftig. En voor de speler, die eigenlijk maar één ding wil weten: hoe laat sta ik zondag op welke baan.
Dat loopt van een clubkampioenschap met veertig deelnemers tot een open toernooi dat een week duurt, en van tennis en padel tot darts, schaken, jeu de boules en een 10 kilometer. Niet voor een bond met een afdeling wedstrijdzaken, wel voor de club waar die afdeling uit één gedeelde map en een appgroep bestaat.
Wat toernooisoftware moet oplossen
Het werk zit niet in de wedstrijden, het zit eromheen. Vier dingen kosten vrijwel elke organisatie de meeste tijd, en het zijn precies de vier die een computer beter doet dan een mens om elf uur ’s avonds:
- Inschrijvingen beheren, met koppels en teams die half compleet binnenkomen.
- Bijhouden wie het inschrijfgeld betaald heeft en wie niet.
- Loten en een speelschema maken dat past op de banen die je hebt, op de tijden dat ze vrij zijn.
- Iedereen laten weten dat er iets veranderd is, en dat opnieuw doen als het weer verandert.
Daar komt nog iets bij dat zelden in een functielijst staat: rust. Zitten de inschrijvingen, het geld en het schema in één systeem, dan is er één versie van de waarheid, en hoeft niemand op de ochtend zelf te ontdekken dat er twee schema’s in omloop zijn.
Waar we ons aan houden
Zes uitgangspunten. Ze staan hier niet omdat ze goed klinken, maar omdat ze keuzes hebben gekost: bij elk ervan is er iets niet gebouwd dat anders wel gebouwd was.
Gemaakt voor vrijwilligers
De mensen die hiermee een toernooi organiseren zijn geen toernooidirecteuren. Ze doen het een paar keer per jaar, meestal ’s avonds, en ze hebben er geen cursus voor gehad.
- Te doen zonder handleiding ernaast
- Een fout is te herstellen, niet fataal
- Rollen, zodat niet iedereen overal bij kan
- Standaarden die kloppen, instellingen als het moet
Eén model voor elke sport
Een toernooi is overal deelnemers, een wedstrijdvorm en een manier van tellen. Wat verschilt zijn de instellingen, niet de software.
- Een nieuwe sport is een instelling, geen project
- Ontbreekt die van jou, dan zetten we hem erbij
- Meestal binnen een paar dagen
Elke functie haalt werk weg
De vraag bij alles wat erbij komt, is niet of het mooi is, maar welk werk het een vrijwilliger scheelt. Komt daar geen antwoord op, dan komt het er niet in.
- Liever iets niet bouwen dan half
- Geen scherm dat alleen iets laat zien
- Geen instelling waar een standaard volstaat
Geen cijfers zonder bron
Op deze site staat geen gebruikersaantal, geen groeipercentage en geen klantverhaal van iemand die niet bestaat. Wat er staat is na te rekenen.
- De toernooilijst is wat er echt op staat
- De sportenlijst is wat er echt werkt
- Staat iets er nog niet, dan zeggen we dat
De gegevens blijven van de club
Elke sportvereniging staat volledig gescheiden van elke andere. Een club ziet haar eigen deelnemers, haar eigen toernooien en haar eigen geld, en verder niets.
- Geen gegevens die van de ene club naar de andere gaan
- Op deze publieke website staan geen deelnemersgegevens
- Elke wijziging komt in een logboek, met wie het deed
Af is belangrijker dan veel
Een toernooi is een zaterdag die niet verschoven kan worden. Een functie die er voor negentig procent is, is op die zaterdag een probleem en geen functie.
- Liever vijf dingen die werken dan vijftien die bijna werken
- Wat er is, is getest op een echte speeldag
- Wat nog niet af is, staat er niet
Eén platform voor elke sport
Een tennistoernooi, een padeltoernooi, een darttoernooi, een schaaktoernooi, een voetbaltoernooi en een 10 kilometer zijn in PlayTour hetzelfde model, anders ingesteld. Een toernooi bestaat overal uit deelnemers, een wedstrijdvorm en een manier van tellen; wat verschilt zijn de instellingen, niet de software. Daardoor hoeft een club niet te wachten tot iemand “jouw sport” heeft ingebouwd.
Het verschil zit in twee knoppen. De wedstrijdvorm bepaalt hoe er doorgestroomd wordt: poules, knock-out met of zonder verliezersronde, dubbele knock-out, een Zwitsers systeem waarin elke ronde volgt uit de vorige, of een massastart voor hardlopen, wielrennen en triatlon. De manier van tellen bepaalt wat een uitslag is: punten optellen, sets en games, aftellen zoals bij darts, tijd, afstand of hoogte, jurycijfers, klassering, of ten opzichte van par. Zet die twee goed en de sport werkt, ook als het de eerste keer is dat iemand hem op PlayTour draait.
Het voordeel daarvan is niet technisch maar praktisch: een omnivereniging draait haar tennistoernooi, haar klaverjasavond en haar jeugdvierkamp in hetzelfde systeem, met dezelfde inlog en dezelfde manier van werken.
Wat we bewust niet doen
Geen sociaal netwerk, geen sportmaatjes, geen leaderboards en geen tijdlijn. PlayTour doet één ding: van inschrijving naar uitslag, zonder dat iemand een spreadsheet hoeft bij te houden. Alles wat daar niet aan bijdraagt maakt het product groter en niet beter.
Dat is geen bescheidenheid, het is onderhoud. Elke functie die erbij komt moet blijven werken op de zaterdag dat het ertoe doet, en een product dat alles een beetje doet, doet niets goed genoeg om een toernooi aan op te hangen.
Hoe PlayTour gebouwd is
PlayTour bestaat uit drie delen die hetzelfde platform delen: deze website, waar je toernooien vindt en leest wat er te doen is; de webapplicatie waarin clubs hun toernooien opzetten en draaien; en de app voor deelnemers, met je inschrijvingen, je speelschema en een melding als er iets verschuift. Alles staat in het Nederlands en het Engels.
Onder die drie zit één platform, en dat is de reden dat een wijziging meteen overal klopt. Verzet de wedstrijdleiding een wedstrijd, dan staat de nieuwe tijd op hetzelfde moment in het speelschema, in de app van de speler en in zijn mailbox. Het is gebouwd door een klein team dat zelf toernooien heeft gedraaid, wat je terugziet in de keuzes: het logboek bestaat omdat iemand ooit heeft moeten uitleggen wie die score veranderd had.
Wat er wel in zit, en wat er bewust niet in zit
De linkerkolom is wat PlayTour vandaag doet. De rechter is geen lijst met plannen, het is een lijst met dingen die we niet gaan bouwen.
Dit doet PlayTour
- Online inschrijven, met koppels en teams die zichzelf bevestigen
- Per inschrijving bijhouden wat betaald is en wat nog openstaat
- Loting in poules, knock-out, dubbele knock-out, Zwitsers systeem en massastart
- Een speelschema maken op banen, velden, tafels en zalen, over meerdere locaties
- Rekening houden met wanneer een deelnemer niet kan
- Uitslagen invoeren op de manier die bij de sport past
- Standen, doorstroom en eindrangschikking die zichzelf bijwerken
- Mededelingen per e-mail en als melding op de telefoon
- Rollen per vrijwilliger, van alleen lezen tot volledig beheer
- Een logboek van elke wijziging, met wie het gedaan heeft
Dit doet PlayTour niet
- Geen sociaal netwerk en geen tijdlijn
- Geen sportmaatjes zoeken en geen chat tussen deelnemers
- Geen ranglijsten over clubs heen
- Geen advertenties tussen de toernooien
- Geen gegevens die van de ene club bij de andere terechtkomen
- Geen functie die er alleen is omdat een ander hem ook heeft
- Geen koppeling waarvan we niet kunnen waarmaken dat hij werkt
Wat je club kan, hangt af van je abonnement. Op de prijzenpagina staat per plan wat erbij zit.
Eerlijk over wat er staat
Deze website belooft niets wat het platform niet kan. De sporten in de lijst zijn de sporten die daadwerkelijk werken, de aantallen bij de toernooien komen rechtstreeks uit het platform, en als iets er nog niet is, dan staat dat er zo.
Je vindt hier geen gebruikersaantal en geen klantverhaal, want een rond getal zonder bron is geen argument. Wat we wel kunnen onderbouwen staat in de veelgestelde vragen.
Benieuwd of het bij je club past?
Begin met het gratis plan en zet er één toernooi op. Daar kom je sneller achter dan met welke productpagina dan ook.