Inschrijvingen beheren
De deelnemerslijst is waar je toernooi staat of valt. Hier lees je wat de statussen betekenen, hoe de wachtlijst zich gedraagt en wat je doet als er op de valreep iemand afvalt.
De lijst waar het om gaat
Zo ziet je deelnemerslijst eruit als de inschrijvingen binnenkomen, met de twee statussen naast elkaar.
Per regel de status, de betaling en het bedrag
De inschrijfstatus en de betaalstatus staan op dezelfde regel, met het bedrag erbij. Daardoor zie je in één blik wie bevestigd is maar nog niet betaald heeft, en dat is precies het geval dat je wilt vinden voordat je gaat loten.
- Inschrijfstatus en betaalstatus los van elkaar
- Het bedrag per inschrijving
- Filteren op wat nog openstaat
De lijst lezen
Op elke regel staan twee dingen die los van elkaar bewegen: hoe de inschrijving ervoor staat, en of er betaald is.
Inschrijfstatus
- Concept: een formulier dat begonnen maar niet verstuurd is
- In afwachting: verstuurd, wacht op jou of op een betaling
- Bevestigd: heeft een plek in het onderdeel en doet mee aan de loting
- Wachtlijst: geaccepteerd, maar het onderdeel zat vol
- Afgemeld: door de deelnemer zelf teruggetrokken
- Geannuleerd: door de organisatie ingetrokken, of het onderdeel ging niet door
- Afgewezen: door de organisatie geweigerd, meestal op de voorwaarden van de categorie
Betaalstatus
- Niet nodig: een gratis inschrijving zonder extra’s
- Openstaand: er moet betaald worden en er loopt niets
- Bezig: er is een betaling geopend die nog niet is afgerond
- Betaald: alles wat verschuldigd was is binnengekomen
- Terugbetaald: er is geld terug gegaan, dus de inschrijving staat weer open
- Je zet dit niet zelf: het volgt uit de betalingen die tegen de inschrijving staan
Wat telt voor de capaciteit
- Alleen "in afwachting" en "bevestigd" bezetten een plek
- Een ploeg of koppel telt als één plek, niet als elf of twee
- Alleen "bevestigd" komt in de loting
- Je stelt per onderdeel een maximum aantal plekken in, en eventueel een maximum voor de wachtlijst
- Zijn die allebei vol, dan kan er niet meer ingeschreven worden
Een onbetaalde inschrijving vervalt nooit vanzelf. Er is geen opruimactie die na een week niet-betaalde inschrijvingen schrapt, dus een bevestigde inschrijving die niet betaald is bezet gewoon een plek tot jij er iets van vindt. Filter je lijst daarom af en toe op openstaand, en annuleer of herinner zelf.
Alles per onderwerp
Beslissen en de wachtlijst
Hoe bevestig ik een inschrijving?+
Via de beslissing op de inschrijving. Je kiest bevestigd, wachtlijst, afgewezen of geannuleerd, en je mag een reden van maximaal 500 tekens meegeven. De deelnemer krijgt daar bericht van, en de beslissing komt met jouw naam in het logboek.
Moet ik elke inschrijving met de hand bevestigen?+
Nee. Is er plek in het onderdeel, dan komt een inschrijving meteen bevestigd binnen. Zit het vol, dan komt hij op de wachtlijst. Je grijpt alleen in als er iets niet klopt.
Kan ik een inschrijving weer terugzetten?+
Niet alles kan terug. Afgemeld, geannuleerd en afgewezen zijn eindstations: daarna verandert er aan die regel niets meer. Van de wachtlijst naar bevestigd kan altijd. Moet iemand die geannuleerd is toch meedoen, maak dan een nieuwe inschrijving aan.
Wie schuift er door als er een plek vrijkomt?+
De eerste op de wachtlijst, automatisch, zodra er een plek vrijvalt door een afmelding of een annulering. Er is geen knop voor: het gebeurt in dezelfde handeling. Gaat het om een koppel of een ploeg, dan schuift de hele kant tegelijk door.
Kan ik iemand voorrang geven op de wachtlijst?+
Niet door de volgorde te wijzigen. Wel door die inschrijving zelf op bevestigd te zetten, als er plek is. Dat is dan zichtbaar jouw beslissing en staat als zodanig in het logboek.
Wat gebeurt er als het onderdeel én de wachtlijst vol zijn?+
Dan kan er niet meer ingeschreven worden en krijgt de deelnemer dat te zien. Wil je toch ruimte, verhoog dan het maximum van het onderdeel of van de wachtlijst.
Iemand anders laten spelen
Wat is het verschil tussen vervangen en overdragen?+
Vervangen doe jij als organisatie: je zet een andere persoon op een bestaande inschrijving. Overdragen doet de deelnemer zelf, door de eigen plek aan een bekende te geven. Het resultaat is hetzelfde, maar het is niet dezelfde beslissing en dus niet dezelfde knop.
Wat blijft er behouden bij een vervanging?+
Alles behalve de persoon. Dezelfde inschrijving, hetzelfde bedrag, dezelfde extra’s, elke betaling die er al tegen staat, dezelfde plaatsing en dezelfde plek in het speelschema. De nieuwe speler hoeft dus niet opnieuw af te rekenen.
Hoe vervang ik één speler in een ploeg?+
Je vervangt de houder van die ene inschrijving. De ploeg zelf blijft bestaan, met zijn plaatsing en zijn plek in het speelschema. Je geeft voornaam en achternaam op, en eventueel een e-mailadres, geboortedatum en geslacht. Heeft de vervanger geen account, dan komt hij als gast in je lijst.
Wanneer lukt een vervanging niet?+
Als de inschrijving nog een concept is of al geëindigd is, als de speler al aan een begonnen of gespeelde wedstrijd staat, als de vervanger al in hetzelfde onderdeel meedoet, of als het team daarmee niet meer aan de categorie voldoet. Dat laatste is waarom je in een gemengd dubbel geen vrouw door een man kunt vervangen.
Mag een deelnemer zijn plek zelf weggeven?+
Alleen als je dat per toernooi toestaat, en alleen vanuit een bevestigde inschrijving. Staat er ook maar één iemand op de wachtlijst, dan wordt het geweigerd: die plek hoort dan bij de eerste in de rij en niet bij een kennis.
Krijgt de nieuwe deelnemer bericht?+
Ja. Degene die de plek krijgt wordt op de hoogte gesteld, want die rekent er niet op en volgt jouw toernooi misschien helemaal niet.
Afmelden en terugbetalen
Wie kan een inschrijving afmelden?+
De deelnemer zelf, of jij namens die persoon als er gebeld wordt. In beide gevallen kun je een reden van maximaal 500 tekens vastleggen. De vrijgekomen plek gaat meteen naar de eerste op de wachtlijst.
Wordt er dan automatisch terugbetaald?+
Nee, en dat is belangrijk om te weten. Een afmelding raakt het geld niet aan. Er is geen restitutieregeling in het platform en geen uiterste datum waarna afmelden niets meer oplevert. Wat jullie daarover afspreken hoort in je eigen voorwaarden.
Hoe betaal ik dan terug?+
Met de hand, op de betaling die bij de inschrijving hoort. Je kunt het hele bedrag terugbetalen of een deel, met een reden erbij. De betaalstatus van de inschrijving volgt daarna vanzelf.
Kan een afgemelde deelnemer nog betalen?+
Nee. Zodra een inschrijving geëindigd is kan er geen nieuwe betaling meer tegen geopend worden. Wat al betaald is blijft staan en kan wel terugbetaald worden.
Wordt de inschrijving verwijderd?+
Nooit. Een afgemelde inschrijving blijft in je lijst staan, met de reden en het tijdstip erbij. Er kan nog geld mee gemoeid zijn, en als er al geloot was hangt er een wedstrijd aan.
En als iemand zich afmeldt terwijl het speelschema al staat?+
Dan wordt de kant waar niemand meer op staat teruggetrokken en worden de wedstrijden die eraan hingen afgehandeld. Zit er nog iemand anders op diezelfde kant, dan blijft de kant gewoon staan.
De lijst opbouwen
Kan ik een bestand met inschrijvingen importeren?+
Nee. Er is geen import vanuit een spreadsheet of een csv-bestand. Dat is eerlijker dan een halve import: een lijst met namen zegt niets over categorieën, leeftijden en betalingen, en een import die dat moet raden levert een lijst op die je daarna regel voor regel nakijkt.
Hoe krijg ik dan een ploeg uit een papieren formulier in het systeem?+
Je voert de ploeg in namens die club. Je typt de teamleden over en de inschrijving komt op jouw lijst te staan als een gewone ploeg, met plaatsing en al. Leden zonder account staan erin als gast.
Kan ik iemand inschrijven die belt?+
Ja. Je maakt de inschrijving aan namens de deelnemer, met dezelfde gegevens die diegene zelf zou invullen. Daarna staat de inschrijving op je lijst als iedere andere: is er plek in het onderdeel, dan is ze meteen bevestigd, en zit het vol, dan komt ze op de wachtlijst.
Wat is een gast in mijn lijst?+
Een deelnemer die je zelf hebt ingevoerd en die geen PlayTour-account heeft. Die telt gewoon mee in het onderdeel en in het speelschema, maar kan niet zelf inloggen en je bereikt hem niet met een mededeling. Voor hem gebruik je de contactgegevens die bij de inschrijving staan.
Twee spelers hebben zich los ingeschreven maar vormen een koppel+
Die twee inschrijvingen kun je samenvoegen tot één kant. Dat is bedacht voor precies dit geval, want het alternatief was beide inschrijvingen annuleren en het koppel opnieuw intypen, waarmee je de betaalgeschiedenis kwijtraakt.
Kan ik een inschrijving naar een ander onderdeel verplaatsen?+
Ja. Je kunt het onderdeel van een lopende inschrijving wijzigen en zo nodig het bedrag corrigeren. De deelnemer krijgt bericht van de wijziging, en die komt in het logboek.
Startnummers uitdelen
Voor een hardloopevenement, een zwemwedstrijd, een schaaktoernooi of alles waar een deelnemer een nummer draagt.
- 1
Kies de volgorde
Op volgorde van inschrijving, door loting, of op plaatsing. Bij loting wordt de gebruikte trekking vastgelegd, zodat je de nummering precies zo kunt overdoen als iemand erover begint.
- 2
Kies waar de nummers beginnen
Standaard bij 1. Je kunt hoger beginnen, bijvoorbeeld bij 500 voor een tweede startgroep. Dat is een ondergrens en geen positie: lagere nummers die al uitgedeeld zijn, blijven staan.
- 3
Deel ze uit
Alleen deelnemers met een bevestigde inschrijving krijgen een nummer. Wie er al een heeft wordt overgeslagen, dus je kunt dit na elke nieuwe lichting inschrijvingen gewoon nog een keer doen. Nummers worden uitgegeven en niet opnieuw gebruikt: meldt nummer 12 zich af, dan blijft 12 van hem en krijgt de volgende deelnemer het eerstvolgende vrije nummer. Dat gat is geen fout, maar de leesbare aantekening dat er iemand niet gestart is.
- 4
Corrigeer wat niet klopt
Een enkel nummer kun je met de hand zetten of weghalen. Is het nummer al van iemand anders, dan krijg je te horen van wie, zodat je weet wie je eerst moet leegmaken. Opnieuw nummeren met een schone lei kan, maar niet meer zodra er uitslagen tegen die nummers zijn ingevoerd.
Wat blijft er in het logboek staan
Het logboek van je club legt vast wat er gebeurd is en door wie. Regels kunnen er alleen bij komen; aanpassen of wissen kan niet, ook niet door een beheerder.
Wat er bij een inschrijving terechtkomt
- Elke statuswijziging, met de oude en de nieuwe waarde en de reden die je gaf
- Het doorschuiven vanaf de wachtlijst, met de oude plek in de rij
- Een vervanging of een overdracht, met de naam van wie ging en wie kwam
- Een wijziging van onderdeel of van bedrag
- Het samenvoegen van twee inschrijvingen tot één kant
- Het uitdelen van startnummers en elke handmatige correctie
- Een statuswijziging van een betaling en elke terugbetaling
Wat erbij staat, en wat niet
- Wie het deed, met de naam bewaard ook als dat account later verdwijnt
- Wanneer het gebeurde, tot op de seconde
- Vanaf welk IP-adres en met welke browser
- Alleen de velden die veranderd zijn, niet de hele regel
- Het aanmaken van een inschrijving staat er niet in: de inschrijving heeft zelf al een datum
- Meekijken staat er niet in, alleen wijzigen
- Het logboek is te lezen door beheerders en eigenaars van de club, niet door iedereen met een rol
Verder in de handleiding
Staat je lijst, dan kan er geloot worden. En alles wat je je deelnemers wilt laten weten, staat in de communicatiehandleiding.