Locaties beheren
Je sporthal, je buitenbanen en je clubhuis zijn van de vereniging, niet van één toernooi. Je legt ze één keer vast en gebruikt ze daarna elk seizoen opnieuw.
In vier stappen geregeld
Bij een toernooi vul je geen adres meer in: je kiest een locatie uit de lijst van je vereniging. De eerste twee stappen doe je één keer. De laatste twee horen bij elk nieuw toernooi.
- 1
Maak de locatie aan
Ga naar de instellingen van je club en voeg een locatie toe. Je geeft een naam, een adres met postcode en plaats, en eventueel een notitie voor jezelf. De tijdzone kun je per locatie zetten; laat je die leeg, dan geldt de tijdzone van het toernooi.
- 2
Zet de banen erin
Voeg binnen de locatie toe waarop gespeeld wordt: banen, tafels, velden, borden, banen in het zwembad of matten. Elke baan krijgt een naam en een plek in de volgorde waarin je ze wilt vullen. Die volgorde houdt de planner aan.
- 3
Leg vast wanneer er gespeeld kan worden
Zet in de beschikbaarheidskalender per dag van hoe laat tot hoe laat de locatie open is, en wat er dicht is. Een hal die zaterdag van 09:00 tot 22:00 open is en zondag van 10:00 tot 17:00 zijn twee regels.
- 4
Koppel de banen aan je toernooi
Kies bij het toernooi welke banen het mag gebruiken. Dat is wat de planner als capaciteit ziet. Koppel je niets, dan wordt er niets ingepland, en dat is met opzet: liever geen speelschema dan een speelschema op banen die iemand anders die dag heeft.
Zo staat je hal in PlayTour
Eén lijst met de locaties van je vereniging, en onder elke locatie wat erin ligt.
De locatie bovenaan, de banen eronder
Je club houdt één lijst met locaties bij, en elke locatie heeft de banen, velden of borden die erin liggen. Een hal staat er dus één keer in en elk volgend toernooi kiest eruit, in plaats van dat je het adres opnieuw intypt.
- De locaties van je vereniging bij elkaar in één lijst
- Per locatie de banen, velden of borden erin
- Eén keer invoeren, daarna elk seizoen opnieuw gebruiken
Wat leg je waar vast
Drie lagen: de locatie, de banen erin, en de tijden waarop ze bruikbaar zijn. Elke laag heeft zijn eigen velden.
De locatie
- Naam, zoals je hem op de toernooipagina wilt zien
- Straat, postcode, plaats en land
- Een eigen tijdzone, anders die van het toernooi
- Een notitie voor je eigen vrijwilligers
- Meekijken mag iedereen met een rol, aanpassen doet een manager, verwijderen een beheerder
- Actief of niet, zodat een zaal die je niet meer gebruikt uit de lijst verdwijnt zonder de geschiedenis mee te nemen
De banen erin
- Een naam die uniek is binnen de locatie, dus niet twee keer "Baan 1"
- Een los label voor wat het is: baan, tafel, veld, bord, mat of piste
- De volgorde waarin ze gevuld worden
- Actief of niet, voor een baan die in onderhoud is
- Een notitie, bijvoorbeeld "kleine zaal, geen tribune"
- Eén baan is één wedstrijd tegelijk, dus een zaal met een scheidingswand is twee banen en niet één brede
De beschikbaarheid
- Per datum een begintijd en een eindtijd
- Open of dicht: een blokkade haalt tijd weg uit een openingstijd
- Geldt voor de hele locatie, of voor één baan
- Elke dag staat er apart in, er is geen wekelijks patroon
- Een notitie bij een blokkade, bijvoorbeeld "vloer in de was"
- Staat er voor een dag niets, dan is er die dag geen ruimte: stilte is geen toestemming
- De kalender wordt in één keer vervangen, dus je bewerkt het hele weekend en slaat het als geheel op
Een voorbeeld dat alles raakt: hal open op zaterdag van 09:00 tot 22:00, open op zondag van 10:00 tot 17:00, en baan 3 dicht op zondagochtend tot 13:00. Dat zijn drie regels.
Vragen die hierbij horen
Locaties en hergebruik
Moet ik voor elk toernooi een nieuwe locatie aanmaken?+
Nee, en daarom horen locaties bij de vereniging. Je maakt de hal één keer aan en kiest hem daarna bij elk toernooi opnieuw. De banen, hun namen en hun volgorde blijven staan. Zolang elk toernooi zijn eigen adres had, kon dezelfde zaal twee keer beschreven staan en konden die twee beschrijvingen van elkaar afwijken; nu heeft de zaal het adres en wijst het toernooi ernaar.
Moet een locatie een gebouw zijn?+
Nee. Een park, een startlocatie of een stuk strand kan ook een locatie zijn. Zo heeft een hardloopevenement een adres zonder dat je banen hoeft te verzinnen die er niet zijn.
We spelen bij een andere club, niet bij onszelf+
Maak die zaal dan aan als locatie van jouw vereniging en zet erin wat je er gebruikt. De locatielijst is van jullie en zegt waar jullie spelen, niet wie de eigenaar van het pand is.
Kan ik een locatie verwijderen?+
Alleen als er nooit wedstrijden in gepland hebben gestaan. Zodra dat wel zo is wordt verwijderen geweigerd, want dan zou de geschiedenis van alles wat er gespeeld is nergens meer op slaan. Zet de locatie dan op niet-actief: hij wordt niet meer aangeboden bij een nieuw toernooi en blijft terug te zien.
Kan ik de locatie van een lopend toernooi nog wisselen?+
Alleen zolang er nog niemand ingeschreven is. Daarna ligt de locatie vast, net als de datums en de tijdzone. Mensen hebben zich ingeschreven voor een toernooi op een bepaalde plek, en dat mag niet onder hen vandaan schuiven. Spelen jullie toch ergens anders, stuur dan een mededeling.
Banen en beschikbaarheid
Wat telt als een baan?+
Alles waarop één wedstrijd tegelijk gespeeld wordt: een tennisbaan, een dartbord, een tafeltennistafel, een veld, een mat of een baan in het zwembad. PlayTour behandelt ze allemaal hetzelfde; het label dat je erbij zet is er voor de leesbaarheid.
Onze zaal kan met een wand in tweeën+
Zet er dan twee banen neer, bijvoorbeeld "Zaal A" en "Zaal B". Zo kan elke helft apart geboekt, geblokkeerd en ingepland worden. Eén baan met plek voor twee wedstrijden bestaat niet, want dan kan de planner er geen dubbele boeking meer op zien.
Kan ik één baan dichtzetten zonder de hele hal te sluiten?+
Ja. Een blokkade mag je op één baan zetten. Die wordt afgetrokken van de openingstijd van de hal, dus je hoeft de hal zelf niet aan te passen.
Kan ik openingstijden elke week laten terugkomen?+
Nee, elke dag zet je er apart in. Voor een toernooiweekend zijn dat twee regels, en bij een competitie over een heel seizoen heeft bijna elke week toch wel een uitzondering.
Wat gebeurt er op een dag zonder openingstijden?+
Dan plant de planner daar niets in, ook niet als de banen voor die dag geboekt zijn. Een baan is pas bruikbaar als de locatie die dag open staat. Staat er helemaal niets ingepland, dan is dit meestal de oorzaak.
Banen koppelen aan een toernooi
Waarom moet ik banen apart koppelen?+
Omdat je zelden de hele hal hebt. Je clubkampioenschap pakt vier van de zes banen en laat er twee over voor de leden. Wat je koppelt is wat de planner mag gebruiken, en niets meer.
Kan ik op meerdere locaties tegelijk spelen?+
Ja. Je mag banen uit verschillende locaties aan hetzelfde toernooi koppelen, bijvoorbeeld bij een stadskampioenschap over drie verenigingen. In het speelschema staat bij elke wedstrijd om welke locatie het gaat.
Welke locatie staat er dan op de toernooipagina?+
De locatie die je bij het toernooi zelf gekozen hebt. Dat is het adres dat deelnemers zien en waarop gezocht wordt. De banen die je boekt mogen daarbuiten liggen.
Kan ik de volgorde van de banen per toernooi anders zetten?+
Ja. De locatie heeft een eigen volgorde, en per toernooi mag je er een andere kiezen. Handig als je het centre court als laatste wilt vullen in plaats van als eerste.
Ik wil een baan loskoppelen maar dat lukt niet+
Dan staan er al wedstrijden op die baan. Verplaats of herplan die wedstrijden eerst. Anders zou het speelschema wijzen naar banen die het toernooi niet meer heeft, en zouden wedstrijden waarover al bericht is gegeven stilletjes opschuiven.
Geen locatie betekent niet vindbaar op plaats
Een toernooi zonder locatie mag, want een online schaakevenement speelt nergens. Maar de plaats waarop deelnemers filteren komt van de locatie, dus kies je er geen, dan verschijnt je toernooi niet bij een zoekopdracht op stad of in de buurt.
Voor alles wat echt ergens gespeeld wordt is een locatie dus geen formaliteit. Bekijk hoe deelnemers zoeken.
Locaties staan, nu het speelschema
Met de banen gekoppeld en de tijden bekend kan de planner aan het werk. Daarna gaat het speelschema naar de deelnemers.